Como as empresas podem evitar problemas fiscais na Black Friday

A Black Friday é uma das datas mais esperadas pelos consumidores e pelos comerciantes, que aproveitam a oportunidade para aumentar as vendas e fidelizar os clientes. No entanto, é preciso ter cuidado com os aspectos fiscais envolvidos nas transações, para evitar problemas com o Fisco e garantir a regularidade da empresa.

Neste artigo, vamos dar algumas dicas de como as empresas podem evitar problemas fiscais na Black Friday, como emitir notas fiscais corretamente, calcular os impostos devidos, registrar as operações no sistema contábil e acompanhar as obrigações acessórias. Confira!

Emita notas fiscais corretamente

A emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as vendas realizadas na Black Friday, seja no ambiente físico ou no virtual. As notas fiscais são documentos que comprovam a origem, a natureza e o valor das operações, além de servirem como base para o recolhimento dos impostos.

Para emitir as notas fiscais corretamente, é preciso seguir as regras estabelecidas pela legislação tributária, que podem variar de acordo com o regime de tributação da empresa, o tipo de produto ou serviço vendido, o local de origem e de destino da mercadoria, entre outros fatores.

Algumas dicas para evitar erros na emissão das notas fiscais são:

• Utilizar um sistema de emissão de notas fiscais integrado ao sistema contábil da empresa, que facilite o preenchimento dos dados e a transmissão dos arquivos para os órgãos competentes;

• Verificar se os dados cadastrais dos clientes estão atualizados e completos, como nome, CPF ou CNPJ, endereço, telefone e e-mail;

• Conferir se os códigos dos produtos ou serviços estão de acordo com a tabela do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e do CEST (Código Especificador da Substituição Tributária), que identificam a classificação fiscal dos itens;

• Informar os descontos concedidos na black friday de forma separada do valor original da mercadoria ou serviço, para evitar divergências na base de cálculo dos impostos;

• Emitir as notas fiscais eletrônicas (NF-e) ou as notas fiscais ao consumidor eletrônicas (NFC-e) no momento da venda, ou no máximo até o quinto dia útil do mês seguinte ao da operação;

• Guardar as notas fiscais emitidas pelo prazo de cinco anos, para fins de fiscalização.

Calcule os impostos devidos

Outro cuidado importante para evitar problemas fiscais na black friday é calcular os impostos devidos sobre as vendas realizadas. Os principais impostos que incidem sobre as operações comerciais são:

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é um imposto estadual e varia conforme a alíquota de cada estado e a modalidade de tributação (normal, diferencial de alíquotas, substituição tributária etc.);

• PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), que são contribuições federais e podem ser calculadas pelo regime cumulativo ou não cumulativo, dependendo do regime de tributação da empresa;

• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), que é um imposto federal e incide sobre os produtos industrializados ou importados;

• ISS (Imposto sobre Serviços), que é um imposto municipal e incide sobre os serviços prestados.

Para calcular os impostos devidos, é preciso considerar a legislação aplicável a cada caso, bem como as eventuais isenções, reduções ou benefícios fiscais concedidos pelos governos. Além disso, é preciso observar se há algum regime especial de tributação para a Black Friday, como o Simples Nacional ou o Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições (Simples Nacional).

O Simples Nacional é um regime simplificado e diferenciado para as microempresas e empresas de pequeno porte, que permite o recolhimento de vários impostos em uma única guia. O Simples Nacional tem alíquotas progressivas e variáveis conforme o faturamento e a atividade da empresa.

O Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições é um regime opcional para as empresas que realizam vendas pela internet ou por telefone, que permite o recolhimento do ICMS e do ISS em uma única guia, com alíquotas reduzidas e uniformes em todo o país.

Para optar por esses regimes, é preciso atender aos requisitos legais e fazer a adesão nos prazos estipulados pelos órgãos competentes.

Registre as operações no sistema contábil

Outra dica de como as empresas podem evitar problemas fiscais na Black Friday é registrar as operações no sistema contábil da empresa, de forma a manter a escrituração fiscal e contábil em dia e em conformidade com as normas vigentes.

A escrituração fiscal e contábil é o registro dos documentos e das informações referentes às atividades da empresa, como notas fiscais, recibos, contratos, extratos bancários, inventários, balancetes, demonstrações financeiras etc.

A escrituração fiscal e contábil é importante para:

• Apurar os resultados econômicos e financeiros da empresa;

• Controlar o patrimônio da empresa;

• Cumprir as obrigações tributárias e acessórias;

• Prestar contas aos sócios, aos investidores e aos órgãos públicos;

• Fornecer subsídios para a tomada de decisões gerenciais.

Para realizar a escrituração fiscal e contábil, é recomendável utilizar um sistema informatizado que integre os dados fiscais e contábeis da empresa, que facilite a emissão dos livros e das declarações exigidos pela legislação, que permita a consulta e a análise das informações de forma rápida e segura, e que possibilite a integração com o sistema de emissão de notas fiscais.

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Acompanhe as obrigações acessórias

Por fim, outra forma de evitar problemas fiscais na Black Friday é acompanhar as obrigações acessórias que devem ser cumpridas pela empresa. As obrigações acessórias são os deveres instrumentais que visam comprovar o cumprimento das obrigações principais, que são o pagamento dos impostos.

As obrigações acessórias consistem na entrega de declarações, de relatórios, de arquivos digitais, de livros fiscais e contábeis etc., que devem ser enviados aos órgãos competentes nos prazos e nas formas estabelecidos pela legislação.

Algumas das principais obrigações acessórias que devem ser observadas pelas empresas são:

• EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI), que é um arquivo digital que contém as informações fiscais relativas às operações com mercadorias e serviços sujeitos ao ICMS e ao IPI;

• EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições), que é um arquivo digital que contém as informações fiscais relativas às contribuições para o PIS, para a COFINS e para a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);

• ECD (Escrituração Contábil Digital), que é um arquivo digital que contém a escrituração contábil da empresa em forma eletrônica;

• ECF (Escrituração Contábil Fiscal), que é um arquivo digital que contém as informações econômicas e fiscais da empresa, com base na escrituração contábil;

• SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que é um sistema que unifica a recepção, o armazenamento e a validação das escriturações fiscais e contábeis das empresas pelos órgãos federais, estaduais e municipais.

Para cumprir as obrigações acessórias, é preciso ter atenção aos prazos, às formas e aos conteúdos exigidos pela legislação, bem como utilizar os programas e os certificados digitais adequados para cada caso. O descumprimento das obrigações acessórias pode acarretar multas, penalidades e até mesmo a suspensão ou a cassação da inscrição estadual ou municipal da empresa.

A Black Friday é uma ótima oportunidade para as empresas aumentarem as vendas e conquistarem novos clientes, mas também exige cuidados com os aspectos fiscais envolvidos nas transações. Conte com a assessoria contábil da Nova Appura para auxiliar você nas questões fiscais do seu negócio, fale com nossos especialistas.